چگونه RCFA و RCA می‌توانند یک راهکار موفق در بهبود کسب‌وکار سازمان باشند؟

بسیاری از سازمان‌ها تحلیل علل ریشه ای خرابی را به کار می‌گیرند و سپس پس از مدتی آن را رها می‌کنند و یا اینکه در حال استفاده از آن هستند اما هیچ مزیتی از آن نمی‌برند. RCFA و RCA اغلب بی‌فایده است زمانی که برای حل مشکلات فردی استفاده می‌شوند، اما هنگامی‌که برای پیدا کردن علل سیستماتیک مشکلات و بهبود سیستم‌های کسب‌وکار استفاده می‌شوند، بسیار کارآمد و مؤثر خواهند بود.

این موضوع که چرا تحلیل ریشه‌ای وقایع نمی‌تواند موفق باشد،موضوعی است که بسیاری از سازمان‌ها با آن برخورد داشته‌اند.جواب به این علت است که تحقیق در مورد علت شکست، مملو از تله‌ها است، مانند پیش‌فرض‌های اشتباه، شواهد کافی، سوء تفسیر شواهد، سوءتفاهم، تعصب شخصی و غیره و تا زمانی که بر این تله‌ها غلبه نکنیم نمی‌توانیم در تحلیل ریشه ای خرابی موفق باشیم.

ناگفته نماند که RCFA و RCA روش و راهکار یکسان و مشابهی دارند با این تفاوت جزئی که RCFA شکست در تجهیزات را موردبررسی و تحلیل قرار می‌دهد اماRCA شامل تمام خرابی‌ها و توقفات می‌باشد و نکته بعدی اینکه تجزیه‌وتحلیل علت ریشه ای در هر دو حالت پیشگیرانه و واکنشی انجام می‌شود و هر دو حالت برای شناسایی و رفع مشکل استفاده می‌شوند.

در این محتوا قصد دارم به ۴ نکته کلیدی در به‌کارگیری RCFA و RCA اشاره‌کنم که امیدوارم برای عزیزانی که از این روش و راهکار استفاده می‌کنند مفید واقع شود:

۱-استفاده از RCFA یا RCA برای بهبود مستمر

اگر ما از RCA یا RCFA به‌طور مؤثر در صنعت و سازمان خود استفاده کنیم و هدف خود را برای استفاده از تحلیل علل ریشه ای خرابی به‌جای حل کامل مشکلات به بهبود مستمر متمرکز کنیم باعث می‌شود که ما برای همیشه مشکل را پیدا کنیم و آن را به‌تدریج برطرف کنیم، اینکه افراد RCA یا RCFA را متوقف می‌کنند به دلیل این است که مشکلات در سازمان متوقف نمی‌شوند. اگر در RCA یا RCFA به‌جای رفع کامل فرایندها به بهبود مستمر پرداخته شود موفقیت‌های زیادی ایجاد می‌شود و سیستم‌های کسب‌وکار بهبود می‌یابند،بهبودی که توسط هر تحلیل علل ریشه ای خرابی شناسایی‌شده است، در سراسر کسب‌وکار شما جریان می‌یابد و موفقیت به‌سرعت باقابلیت اطمینان بالاتر و سود عملیاتی بیشتر تجمع می‌یابد.

۲-استفاده از یک فرآیند RCFA یا RCA پیوسته و جامع

ما می‌توانیم تعداد تحلیل علل ریشه ای خرابی‌های شکست‌خورده را کاهش دهیم، اگر که یک فرآیند RCA یاRCFA قوی داشته باشیم که هر تیم تحقیقاتی بتواند به‌صورت جدی آن را دنبال کند. اگر شواهد غیرقابل‌انکار در حادثه وجود نداشته باشد، RCA یا RCFA را بلافاصله قطع کنید. اجازه ندهید افراد وقت خود را صرف بحث درباره عقایدی کنند که هرگز نمی‌توان ثابت کرد و احتمالاً دیگران را نیز با این عقاید و صحبت‌ها تحت‌فشار قرار می‌دهند. هر سازمانی که از تحلیل علل ریشه ای خرابی استفاده می‌کند، نیاز به یک فرایند مستند از نحوه عملکرد تیم‌های تحلیل علل دارد. این روش جزئیات نحوه جمع‌آوری و حفاظت از شواهد، نحوه انتخاب اعضای تیم، مسئولیت تسهیل‌کننده، ابزارهای تحقیقاتی و روش‌های تجزیه‌وتحلیل و جزئیات آن را ارائه می‌دهد .

این ضوابط شامل معیارهای پیگیری و نظارت بر پیشرفت تحلیل علل ریشه‌ای خواهد بود و همچنین راهنمایی در مورد مسائل دیگر که بر موفقیت RCA یا RCFA تأثیر می‌گذارد، ارائه می‌دهد. هنگام انجام یک تحلیل، از روش‌های تحقیق و تحلیل دقیق استفاده کنید. بسیاری از تکنیک‌های کنترل کیفیت جامع و تکنیک‌های شش سیگما وجود دارد که می‌تواند برای تحلیل رویدادها و داده‌های تاریخی مورداستفاده قرار گیرد. مهم‌تر از همه این است که تحلیل علل باید تیم را مجبور کند که به مشارکت در این زمینه بسیار گسترده‌تر عمل کند. همه ما بر مبنای آنچه فکر می‌کنیم ، فرض می‌کنیم و معتقدیم که حواس انسانی درست به ما می‌گویند. این دلیل مهمی است که باید یک‌رویه مستند تحلیل علل ریشه ای خرابی به کار گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که تیم از ابتدا مسیر درست را طی خواهد کرد.

۳-هنگام ایجاد نمودار علت و معلول، از حقایق مشخص شروع کنید

این را می‌دانیم که تحلیل علل ریشه ای خرابی قصد دارد تمام‌مسیرهای شکست احتمالی را شناسایی کند و با استفاده از شواهدی از حادثه ،مسیری را که موجب نقص و عیب خاص شده است را مشخص کند. پیچیدگی فرآیندها و تأثیرات ناشناخته در سراسر چرخه عمر باعث می‌شود این نیاز دشوار برای شناسایی شکست‌های ساده،سخت و تقریباً غیرممکن شود. این کار وقت‌گیر و مشکل است و نیز افراد ممکن است نتوانند انجام دهند. با دانستن اینکه طراحی ماشین‌آلات و کسب‌وکار ما به‌راحتی تحقیقات RCFA و RCA را گمراه می‌کند، نمودار دیافراگمی که تیم نیاز دارد، ساختاری دارد که آن‌ها را مجبور می‌کند از شواهد و حقایق شناخته‌شده و غیرقابل‌انکار شروع کنند.

اگر یک توضیح و دلیل علمی غیرقابل‌انکار پیدا نکنیم، تیم RCA و RCFA باید متوقف شود؛ زیرا تنها گمانه‌زنی و حدس برای ادامه کار وجود دارد، که احتمالاً می‌تواند ما را گمراه کند و با توجه به آن نیز تمام حقیقت را پیدا نخواهیم کرد.

۴-تحلیل علل ریشه خرابی مشکلی را حل نمی‌کند

سازمان‌ها انتظار دارند RCA یا RCFA مشکلات آن‌ها را حل کند، اما این انتظار غیرممکن است. خروجی هر تحلیل یک گزارش است که بر روی کاغذ تولیدشده است. آن‌ها شکست واقعی را حل و یا متوقف نمی‌کنند. شکست‌هایی که قرار است در آینده رخ دهند فقط می‌تواند توسط تغییرات توصیه‌شده توسط تحلیل علل ریشه خرابی ،متوقف شوند یا کاهش یابند. توصیه‌های نوشته‌شده روند پیشرفت را آغاز می‌کنند، اما برای ایجاد چنین اتفاقی نیاز به یک پروژه و راه‌حل جداگانه‌ای وجود دارد که سازمان باید تأمین مالی و پیاده‌سازی آن را انجام می‌دهد. RCA یا RCFA باید تحلیل‌ها را ارائه دهند و شامل پاسخگویی نیستند. انجام تحلیل علل ریشه‌ای فقط۲۰٪ بهبود فرآیند کسب‌وکار است. بعدازاین گزارش، پروسه‌ای که شرکت برای استفاده از توصیه‌های RCA یا RCFA استفاده می‌کند باید در سند جداگانه‌ای شناسایی و ایجاد شود تا همه بدانند چه اتفاقی برای خروجی تحلیل علل ریشه‌ای خواهد افتاد. توصیه‌های تحلیل باید تحت یک پروژه ایجاد و دنبال شود تا مشکلات سازمان حل شود و در آخر اینکه افراد باید از حقیقت مطلع باشند و به‌طور مناسب برای حل‌وفصل مشکلات و نواقص تلاش و کوشش کنند.